监控员工邮箱,单位到底有没有这权利?丨子非鱼说劳动法

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文:兰台律所劳动法第一团队


我国《劳动合同法》第8条规定:用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的法律基本情况。然而,何谓“与劳动合同直接相关”,目前很难找到相关的条款或司法解释加以界定,容易引发劳资纠纷。劳资之间权利争夺战的根源在于用人单位知情权的边界不够明确


实践中,很多单位都会对员工的工作邮箱、工作电脑进行监控。如此一来,单位不仅可以看到员工工作邮箱里的内容,员工通过办公室网络处理的个人邮件、个人上网痕迹甚至是各种聊天工具上的聊天内容,都处于公司监控之下


那么,用人单位是否有权监控员工邮箱?由此获取的电子邮件是否合法?能否用作证据使用?


一、明示和告知


用人单位应对监控行为履行明示和告知的义务,以保护员工的知情权和隐私权,且单位应妥善保管和使用所收集的信息。


全国人民代表大会常务委员会《关于加强网络信息保护的决定》第2条规定:“网络服务提供者和其他企业事业单位在业务活动中收集、使用公民个人电子信息,应当遵循合法、正当、必要的原则,明示收集、使用信息的目的、方式和范围,并经被收集者同意,不得违反法律、法规的规定和双方的约定收集、使用信息。网络服务提供者和其他企业事业单位收集、使用公民个人电子信息,应当公开其收集、使用规则。”《网络安全法》第41条则规定:“网络运营者收集、使用个人信息,应当遵循合法、正当、必要的原则,公开收集、使用规则,明示收集、使用信息的目的、方式和范围,并经被收集者同意。”


这就要求用人单位在制定规章制度时,不能笼统规定员工“不得使用工作邮箱处理与工作无关的个人事务”,或者“不得接收、发送信息”等,而应明确监控的目的(为了经营管理需要等)、范围(电脑、邮件等)、时间(工作时间)等信息。此外,用人单位应妥善保管和使用所收集的信息,需要使用时,还应征得员工同意。


二、公司邮箱所有权


如单位监控的邮箱为单位发放给员工的办公邮箱,员工应当知悉该邮箱的所有权属于公司,应当利用其从事与工作有关的行为。


如果是用人单位统一分配办公电子邮箱(通常为单位统一的邮箱后缀),应定性为用人单位的隐形财产,具有专属性,只用于处理公司事务,原则上用人单位可以监控。即使员工个人在使用过程中产生或传递了个人隐私信息,也应当认为是员工违反公司邮箱的使用规则在先,不应当就该部分信息主张个人隐私或通信自由。


在林立楷与宁波市威纬环宇进出口有限公司劳动争议案(〔2010〕甬鄞民初字第1939号)中,原告林立楷于2004年4月进入被告宁波市威纬环宇进出口有限公司工作,先后从事外销员、外销经理岗位工作。在审理中,原告认为,被告安装的所谓监控软件为非法软件,非法软件所获得的所谓电子证据即电子邮件,不能作为定案的依据,且涉嫌侵犯他人隐私以及通信自由和通信秘密。


法院认为,原告系在工作中使用公司电脑,被告适时对此进行监控且未涉及个人隐私,并不违反法律规定……原告已经对被告的规章制度进行阅览确认,且公司对员工的工作电脑进行适时监控并不违反法律规定,故对被告证据(10)的真实性、合法性和关联性予以认定。


三、对所有电脑取证


公司以内部审计为目的,对其所有的工作电脑进行取证的行为系用人单位公司管理权范畴,由此获取的电子邮件可作为用作证据使用。


对于通过在规章制度中规定员工接受监控并获得员工同意,是否可以规避侵犯员工隐私的法律风险的问题,实践中,法院会对监控行为本身是否合法合理进行认定。


在冯漪与四川中达凌志汽车有限公司劳动争议案(〔2013〕高新民初字第3673号)中,法院认为:首先,被告中达凌志进行内部审计取证的电脑属于工作电脑而非私人电脑,被告公司对工作电脑享有所有权及管理权;其次,在被告对原告工作电脑进行审计取证的过程必然拷走全部电脑资料且法院认为工作电脑中本不应当存放私人写真照片及个人日志;再次,就被告公司拷走工作电脑全部资料时包含写真照片及个人日志的情况,原告已就隐私权、肖像权向法院起诉,并与被告达成调解协议,已在另案中由被告向原告进行了补偿。


故法院认为,被告公司以内部审计为目的,对其所有的工作电脑进行取证的行为系用人单位公司管理权范畴,单位员工以其工作电脑中存放个人写真及其他个人文件为由拒绝公司对工作电脑进行检查与管理的抗辩主张不应得到支持。同时,原告的该抗辩主张亦证明,被告中达凌志作出《关于对集团人事行政经理的审计报告》所依据的材料确系拷自原告使用的工作电脑。综上,法院对该组证据中电子邮件打印件及《关于对集团人事行政经理的审计报告》予以采信。

合法用权


综上,用人单位基于经营管理需要,可对电脑、电子邮件等进行监控,不能以劳动者的隐私权为由剥夺用人单位借助现代科技手段提高工作效率和进行管理的权利。但用人单位在进行制度性规定或者合同约定时,应当遵循合法、正当、必要的原则,明示收集、使用信息的目的、方式和范围,不得违反法律、法规的规定和双方的约定收集、使用信息。并对员工在工作时间内使用网络及工作邮箱给予明确的规定或指导,尤其需要注意的是,用人单位在监控邮箱时,应当区分邮箱类型,如果员工确实在工作时间利用自己的私人邮箱从事私事,也应当经过员工许可,否则就有侵犯员工隐私权之嫌。


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